Nelle agenzie e nelle aziende siamo abituati a chiedere agli esperti di risolvere i problemi per noi. Siamo tutti bravi a dire come dovrebbero andare le cose in un mondo perfetto, ma il difficile sta nell’avvicinarsi al massimo della perfezione con le risorse di cui disponiamo. Questo significa che è molto facile trovare un consulente che ti dica dove stai sbagliando e cosa devi migliorare, ma meno facile è trovare un consulente che capisca tutti i vincoli aziendali esistenti e riesca a prioritizzare e realizzare nel concreto quello che consiglia. Analizzare l’azienda è fondamentale per rendere concreta la nostra idea.
Cos’è l’organizational design
Organizational design è la disciplina che studia e realizza la struttura interna di un’organizzazione, con l’obiettivo di allineare persone, processi, tecnologie, cultura e strategia per raggiungere i risultati desiderati. Non riguarda solo gli organigrammi, ma soprattutto il modo in cui il lavoro viene suddiviso, coordinato e monitorato.
l’organizational design è quella cosa che risponde a domande tipo
- Come strutturare una nuova azienda?
- Come organizzare i reparti di un’azienda?
- Qual è la differenza tra struttura organizzativa e organigramma?
- Quale modello organizzativo scegliere per una startup?
- Come creare i ruoli in una piccola impresa?
- Qual è la migliore struttura per un team di lavoro?
- Quando cambiare la struttura della mia azienda?
- Che cos’è la progettazione organizzativa?
- Come rendere più efficiente la mia organizzazione?
- Quali sono gli esempi di strutture organizzative aziendali?
Storia ed importanza
Le radici risalgono al taylorismo e alle teorie di Fayol, Weber, Mintzberg. Negli anni ’60-’80 è diventato centrale in relazione alla contingenza (adattare la struttura all’ambiente). Oggi è legato a agilità, digitalizzazione, modelli ibridi di lavoro e network organization.
Benefici
- Allineare strategia e struttura.
- Migliorare efficienza e flessibilità e aumentare il margine
- Facilitare innovazione e adattamento al cambiamento e sopravvivere
- Creare un contesto che favorisca collaborazione e motivazione.
- Ridurre silos e conflitti organizzativi.
Azienda come sistema: i due estremi
Il modo migliore per vedere un’azienda è quello di considerarla come un sistema. Un sistema può essere visto come una rete di componenti/elementi (nodi) tra loro connessi, che lavorano insieme verso un obiettivo comune. Nel mondo V.U.C.A. non esistono molti modelli lineari, ma predominano modelli complessi (olistici) dove il valore del sistema è maggiore della somma dei singoli componenti, grazie al potere delle connessioni.
In questo ambito, come in altri, vi sono due estremi:
- il caos, dove tutto è imprevedibile e in cui regnano disordine e turbolenza: tale sistema è ingestibile;
- il sistema deterministico, dove tutto è calcolabile e in cui imperano controllo, gerarchie e procedure.
In un sistema complesso, l’unico luogo in cui si può creare ed essere attivi e vivi è al margine del caos. Mi piace pensarlo come una partita a scacchi: si inizia con chiare procedure e mosse predeterminate, così come lo sono le chiusure; ma esiste un momento, giusto a metà tra le aperture e le chiusure, in cui niente è più calcolabile e ci sono così tante combinazioni di gioco che non è più possibile prevedere o studiare. Lì si improvvisa. È un po’ come una Jazz jam session, dove i musicisti sanno esattamente qual è il loro ruolo anche nei momenti di improvvisazione. Ma solo la mente più allenata può improvvisare con successo.
Se le nostre aziende sono sistemi complessi, abbiamo bisogno di stare sulla soglia del caos. Possiamo concentrarci su:
- processi, capaci di enfatizzare il valore delle connessioni e delle interdipendenze (ISO 9001);
- gestione per obiettivi (Management By Objective e Objective Key Result) e l’obiettivo comune (mission, vision e value);
- miglioramento continuo: secondo il ciclo di Deming (plan, do, check, act) del Kaizen (Lean Management);
- investimento nelle persone: il “fare” lo fanno le persone. Per questo è necessario investire nel capitale umano, formandolo e abilitandolo per farlo lavorare insieme. Senza il team l’idea rimarrebbe solo astratta.
quando facciamo innovazione dobbiamo soffermarci su:
- far accadere il cambiamento: scongelare il contesto e renderlo pronto a far entrare una piccola idea detta “killer project” capace di guadagnare la fiducia e rendere la realizzazione possibile (change management)
- realizzare il cambiamento: realizzarlo in modo efficiente, renderlo concreto e fattibile. (project management)
Far accadere il cambiamento: metodologie
Tante sono le cause dell’ostruzionismo all’innovazione. il cambiamento spaventa. Esistono metodi per cambiare la frase “abbiamo sempre fatto così”.
Il modello di Lewin di change management
Utilizzando la metafora del blocco di ghiaccio, spiega il processo di cambiamento:
- Unfreezing: scongelare, aprire il frigorifero per avviare il processo. Bisogna scongelare le convinzioni e le abitudini utilizzate finora nell’organizzazione, non solo come individui ma anche come gruppo, come collettività. In questo momento sorgono i dubbi che generano tensione e ansia. È necessario iniziare a sensibilizzare!
- Changing: cambiare, introdurre il nuovo modo di lavorare, creare cultura, nuovi interessi e interiorizzare nuove linee guida.
- Refreezing: congelare, trasformare questo nuovo modo di lavorare in una regola generale, consolidare questa nuova cultura / modo di lavorare / sistema informatico eccetera.
se ti va di approfondire altre tecniche di change management le trovi qui
in italia la creatività è un grande valore aggiunto e noi italiani siamo molto bravi a creare innovazione; ma quando si tratta di implementare quell’innovazione, ci areniamo e solitamente veniamo acquisiti dagli americani che, al contrario, hanno meno creatività ma sono molto più bravi di noi nell’implementazione. E allora perché regalare agli altri il merito dell’idea solo a causa della nostra incapacità di renderla concreta?
Project management: tra agile e lean
Nel mondo di oggi, quando parliamo di pianificazione ed esecuzione vediamo tre grandi macro temi: metodo tradizionale (a cascata), Agile e Lean Management. Vediamoli in dettaglio:
- Metodo tradizionale: idea, casi di business, proposte, lavoro a cascata, test.
- Agile Project Management: idea, casi di business, proposta, divisione in compiti, sprint (+ iterazione), test. Si assegnano delle priorità e si dividono gli obiettivi i micro task. Non si inizia mai uno sprint prima di finirne un altro.
- Lean Project Management: questione, esplosione del concetto, proposta, definizione del lavoro e dei requisiti, output (+ iterazione), test.
Una modalità di tipo Agile permette di raggiungere sempre un minimo di implementazione e poi di andare via via migliorando attraverso cicli iterativi e sprint. Una metodologia tradizionale waterfall, invece, aspetta di raggiungere un alto livello per poi passare al deploy.
ecco i compiti:
- identificare i task
- definire i processi
- definire le priorità
- responsabilizzare
- visualizzare i processi
- sistema di feedback
Organization Design Canvas: framework per la realizzazione
ecco il canvas che uso per lavorare sulla realizzazione della strategia nel processo di conulenza di design thinking
- Brand identity: se il tuo brand non sa chi è nemmeno i tuoi dipendenti lo sanno. è importante definire chi siamo, chi vogliamo essere e i nostri valori perchè chi non è d’accordo ha bisogno di fare una scelta
- Product e sertvice: serve una definizione unica del cosa vendiamo ed offriamo, niente duoplicazioni, nomi strani, che siano aderenti al mercato
- People: qui parliamo di competenze hard e soft, tema building, percorsi formativi. le persone sono tutto
- Process: definiamo processi, responsabilità
- tool: strumentazione aziendale per far avverare le cose più velocemente
- Misurazione: reportistica e KPI aziendali
Usando questo canvas è possibile avere una guida d’azione per valutare cosa non funziona e dove vogliamo andare.
In sintesi, l’organizational design (o organization design) rappresenta uno strumento strategico fondamentale per allineare struttura, processi e persone agli obiettivi aziendali. Attraverso un corretto organizational design process, le imprese possono affrontare sfide come la trasformazione digitale, la gestione del lavoro ibrido e la necessità di maggiore agilità. Comprendere i principles of organizational design e adottare un organizational design framework consente di superare rigidità organizzative e favorire innovazione, collaborazione ed efficienza. Per aziende in crescita, startup o realtà complesse, investire in organizational design consulting o in strumenti di organizational redesign non è solo una scelta operativa, ma una leva competitiva per costruire il futuro dell’organizzazione.