OKR: Cosa sono, Esempi, Metodologia e Come attuarli

OKR
Memento – Christopher Nolan

Cosa sono gli OKR (objective Key result) e perchè ne abbiamo bisogno

la definizione di wikipedia definisce gli OKR come un quadro di definizione degli obiettivi utilizzato da individui, team e organizzazioni per definire obiettivi misurabili e tenere traccia dei loro risultati. Con questo termine quindi ci si riferisce ad una metodologia, un framework (come dicono quelli bravi) in cui si associa il concetto di “raggiungere l’obiettivo” e “misurare le performance” in un modello condiviso e coerente con tutta l’azienda.

Perchè è importante un modello condiviso? spesso nel mondo VUCA (volatile, complesso, incerto, ambiguo) non è facile interfacciarsi con gli obiettivi, negli anni di lavoro ho visto diverse sfumature di difficoltà:

  • si perdono di vista gli obiettivi, abbiamo così tante cose da fare che ci si scorda il perchè le stiamo facendo: avere una mappa da visualizzare ci permette di utilizzare la visualizzazione strategica (grande arma delle strategie ocean blu)
  • Abbiamo obiettivi, ma siamo abituati a pensare solo ai nostri obiettivi perdendo di vista il fine comune. Non avere un fine comune crea il concetto di “silos” cioè parti separate all’interno della stessa azienda. Non avere un obiettivo comune fa perdere molto più tempo a smarcare dubbi. 
  • Abbiamo obiettivi ma le nostre azioni non sono coerenti con gli obiettivi e quindi non vediamo mai aumentare le performance
  • Abbiamo obiettivi ma non riusciamo a misurare cosa sta succedendo (magari sbagliando KPI del key result) e perdiamo il controllo

Quindi possiamo definire gli OKR come il metodo che lega ogni azione ad un obiettivo rendendolo misurabile, coerente e condiviso.

Lo sviluppo di OKR è generalmente attribuito ad Andrew Grove che ha introdotto l’approccio a Intel durante il suo mandato che lo ha applicato successivamente a Google. Utilizzare questo framework nelle aziende vuol dire “hai un idea?” “bene, fammi vedere se funziona”. Questo crea una grande forma di libertà, si mettono in chiaro le azioni chiave per raggiungere l’obiettivo e si monitora il raggiungimento.

Vediamo insieme la definizione tecnica:

  1. objective: i tuoi obiettivi, la meta, di dicono la direzione dove andare. Devono essere SMART ovvero Specifici, Misurabili (cioè deve essere possibile associarci un indicatore di performance KPI), Raggiungibili , Realistici, possibili nel tempo. “voglio conquistare il mondo” non è un obiettivo smart. gli objective sono i nostri “WHAT”
  2. Key result: solo i risultati chiave per capire quanto ti manca a raggiungere l’obiettivo. Per individuare i risultati chiave è necessario prima individuare le azioni chiave cioè le azoni che io metto in atto per raggiungere l’obiettivo e poi associarci una KPI. i Key result sono i nostri “HOW”

Quindi definire bene gli OKR ti permetterà di rispondere alle seguenti domande:

  • Cosa devo fare?
  • Su cosa dovrei focalizzarmi?
  • Quanto sono lontano dal mio obiettivo?

La storia: dagli MBO agli OKR

  1. MBO: ci hanno insegnato l’importanza dell’efficacia esecutiva
  2. SMART: ci hanno insegnato che gli obiettivi devono essere intelligenti
  3. KPI: ci hanno insegnato che dobbiamo misurare quello che facciamo
  4. OKR: prendono tutto questo ci dicono che deve essere tutto coerente, trasparente e condiviso.

storia OKR

OKR di Google

La metodologia degli OKR + arricchimento di Marketing Freaks

  1. A mio parere è sempre bene iniziare dalle base definendo o confermando vision, mission e valori aziendali: la vision mi dice il motivo per cui questa azienda esiste, la mission è come voglio raggiungere quella vision (che per sua definizione è irraggiungibile) e con quali valori voglio farlo. Questo mi assicura un ottimo punto di partenza. inoltre nella mission troviamo già il nostro Objective (questo punto non è proprio della metodologia ma lo ritengo fondamentale per i miei workshop)
  2. si definisce un obiettivo aziendale. Se ne possono definire diversi, magari anche per quarter o anno, ma per iniziare consiglio di partite da un obiettivo unico.
  3. Si agganciano a quell’obiettivo 3-5 key result cioè azioni che mi permettono di raggiungere quell’obiettivo.
  4. in un azienda quei key result avranno dei responsabili (head of, owner e così via) e ognuno di loro avrà come obiettivo il key result aziendale e potrà quindi ripete l’esercizio per la sua divisione quindi individuare altri 3-5 To Do o Task per raggiungere il suo obiettivo di divisione. Si può procedere continuando dividere gli obiettivi in tante piccole azioni per raggiungerli fino al livello più basso di gerarchia.
  5. Fondamentale qui è tradurre i key result e i to do in KPI (strategici per i key result e tattici per i to do) ovvero numeri o metriche capaci di farci capire se stiamo raggiungendo quello che vogliamo. Dagli OKR infatti deriva la data strategy di un azienda. Ogni interlocutore guarderà il livello di KPI che gli interessa.
  6. Gli OKR delle sotto attività vengono concordati trimestralmente e sottoposti a revisioni e controlli frequenti. Quanto manca a raggiungere l’obiettivo? perchè non lo stiamo raggiungendo? quest’ultimo elemento mi tocca personalmente in quanto le aziende sono piene di dati, così tanto piene che non si sa più cosa guardare, si affoga nei report. Ecco, ragionare con gli OKR ti permette di ottimizzare anche la tua reportistica rendendola goal oriented. 
  7. l’ultimo punto (non descritto direttamente nella metodlogia) è la creazione di una dashboard per i controlli automatizzati degli OKR. grazie alle tecniche della data visualization possiamo definire il gauge come il grafico che ci regala più pace detto OKR scorecard.
dashboard OKR
dashboard OKR

Botton Up e botton down

Abbiamo appena visto come dall’alto cioè dall’obiettivo abbiamo disegnano key result e to do verso il basso. Questo scenario si adatta perfettamente alle start up o alla creazione ex novo di strategie. Quando però vogliamo mettere a posto le cose, ma le cose sono già in corsa, può essere utile ricavare gli obiettivi e i key result a partire da quello che stiamo facendo, cioè dal basso verso l’alto. E’ un esercizio bellissimo, si mettono davanti agli occhi tutte le cose sono in corso e piano piano gli si da un senso. Un bravo facilitatore sa scegliere quanto è il caso di usare un metodo rispetto all’altro.

OKR vs KPI

OKR e KPI non sono la stessa cosa, ma sono migliori amici. gli OKR sono i cosa devo fare e come lo devo raggiungere mentre le KPI sono come misuro quanto manca. Facciamo un esempio:

  • Objective: aumentare la conoscenza del brand
  • Key result: creare una campagna di awareness (1/3)
  • to do: investire nel media display
  • KPI (strategici e tattici)
    • Objective KPI: volume di ricerca keyword di brand
    • Key result KPI: visitatori che arrivano sul sito dalla campagna
    • to do KPI: budget e CPvisitors

Quindi gli OKR sono la tua strategia e la tua tattica mente le KPI sono la tua dashboard di controllo della tua strategia.

il lbri sugli OKR

Esempio applicato di OKR: tra football americano e l’arca di Noè

il primo esempio di OKR nasce proprio dal suo onventore Andrew Grove che lo applicato per la prima volta ad una squadra di footbal. (qui trovate illink all’esempio approfondito)

esempio OKR footbal

ma il migliore esempio da farvi vedere a mio parere lo ha inventato un italiano (che sulla creatività non ci batte nessuno 😉 che ha paragonato gli OKR all’arca di Noè.

esempio OKR noè
productheroes.it

trovate altri numerosi ed utili esempi qui.

I benefici degli OKR

  1. Chiarezza: avere una mappa ci chiarisce ogni giorno cosa dobbiamo fare
  2. Trasparenza: costruire OKR insieme allinea tutta l’azienda all’obiettivo 
  3. Coerenza: allinea le azioni agli obiettivi (e anche la reportistica 😉
  4. Controllo: allinea i KPI alle nostre azioni ed obiettivi rendendo utili i report.

I rischi degli OKR: quand’è che non funzionano?

  1. scettiscismo: quando chi fa questa attività non ci crede è meglio che non la faccia. Se non ci si mette testa ed impegno si butta via tempo
  2. cambio di idee: cambiare objective, key result e to do in modo frequente è il miglio modo per fallire. E’ un po’ come il governo, se si cambia ogni 6 mesi non gli diamo il tempo di raggiungere gli obiettivi.
  3. mancato controllo: fare una cosa e poi non monitorare come va è come non averla fatta. un OKR framework senza una dashboard o un report non serve a niente. Una strategia senza la sua applicazione è fuffa.
  4. Incoerenza: non che le persone lo facciano a posta, però spesso c’è difficoltà ad associare la giusta KPI a quell’azione, o scegliere la giusta azione per il raggiungimento dell’obiettivo. Se si fa confusione si fallisce.
  5. illusione: scegliamo obiettivi ambiziosi, ma non irraggiungibili
  6. individualità: tutto questo ha senso se si crea insieme, se per mancanza di tempo lo fate da soli non funzionerà.

ti consiglio a tal proposito questo bellissimo video!

Come gestire i workshop OKR e quali tool usare (+ template)

Personalmente uso la metodologia dei design thinking per gestire i workshop collaborativi, he si, perchè se gli obiettivi sono condivisi allora vanno confermati insieme. Consiglio vivamente di utilizzare post it per i workshop di persona o Mirò per la gestione del workshop online

workshop OKR

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