Social Media Policy: cos’è, a cosa serve e come crearla

social media policy

Che cos’è la social media policy ?

La Social Media Policy è l’insieme delle norme di comportamento, riguardante un’azienda o un’organizzazione, che si pone l’obiettivo di regolare una serie di aspetti legati ai Social Network Site (siti web che tendono a far strutturare e sviluppare al proprio interno “reti sociali”, come Facebook, Twitter, LinkedIn, G+). Tali aspetti possono essere applicati sia nei confronti dei dipendenti dell’azienda/organizzazione (si parla quindi di “policy interna”), sia verso i clienti/utenti dell’azienda stessa (si parla di “policy esterna”).

La Social Media Policy interna

, è rivolta ad una regolamentazione dei comportamenti dei dipendenti sui Social Network Site. Si compone di due pratiche distinte, ma connesse tra loro:

  • l’utilizzo dei propri account privati sul posto di lavoro;
  • l’utilizzo degli account istituzionali dell’azienda.

In sostanza vengono regolati 3 aspetti:

  • le modalità di gestione degli account, sulla base dei ruoli e delle responsabilità;
  • il codice di comportamento, che ha per oggetto le attività di gestione dei profili aziendali, le dinamiche di approccio con gli utenti e lo stile nelle procedure di risposta;
  • la gestione dei contenuti da realizzare e pubblicare.

Lo scopo della Social Media Policy interna è molto importante, poiché:

  • permette di gestire e monitorare la produttività dei dipendenti;
  • tende a ridurre al minimo eventuali danni di immagine che l’azienda/organizzazione può subire a causa di un utilizzo inadeguato e scorretto dei Social Media Site;
  • pone le linee guida per evitare che venga diffuso materiale e/o informazioni confidenziali riguardanti l’azienda.

La Social Media Policy esterna

è un documento che l’azienda predispone per regolamentare il comportamento degli utenti negli spazi istituzionali dedicati sui Social Network Site. Quindi il focus è incentrato sul rapporto tra gli utenti e l’azienda/organizzazione e l’obiettivo è di rendere il più semplice, chiara e trasparente la fruizione dei Social Media Site, ma al tempo stesso di ridurre il rischio che si generino malintesi e critiche derivanti dai contenuti pubblicati.

Sono 3 gli elementi principali del documento di policy esterna:

  • gli argomenti e i contenuti trattati e pubblicati;
  • le attività di moderazione delle interazioni sulle pagine istituzionali dei Social Media Site. Tale controllo da parte dell’azienda è fondamentale e delicatissimo, in quanto è necessario valutare caso per caso gli interventi degli utenti che non si attengono alle regole di policy esterna: è giusto cancellare post inappropriati, con il rischio di aumentare le attività di “trolling” da parte dei frequentatori delle pagine aziendali (spesso i post cancellati vengono riproposti tramite screenshot dagli utenti), oppure risulta più idoneo intervenire con risposte immediate, per spiegare il proprio punto di vista sulla questione?;
  • le regole per il trattamento dei dati personali degli utenti.

È necessario ricordare che sia una policy interna che una policy esterna devono essere capite da chi ne è il destinatario. Perciò non importa che sia lunga e articolata eccessivamente, deve essere chiara e comprensibile.

Risulta più idoneo indicare i comportamenti ammessi, rispetto a quelli proibiti. I divieti generano uno stato di disagio e di conseguenza policy così redatte risultano meno efficaci.

Un ulteriore elemento che può favorire una policy rispetto ad un’altra è che questo documento sia condiviso con i dipendenti, prima di essere adottato; ciò può generare un sentimento di appartenenza e può portare alla luce feedback necessari per apportare miglioramenti.

Inoltre, ogni azienda/organizzazione ma anche ciascun Social Network Site deve avere una propria policy, poiché si tratta di piattaforme diverse una dall’altra, con propri stili e modalità d’uso.

 

Autore: Alessio Cicalini – Ragioniere…dallo spirito Creativo!Proprio per questo, una volta conseguita la qualifica di perito commerciale, intraprendo gli studi in Economia, concludendo il mio percorso accademico con una laurea specialistica in Marketing e ricerche di mercato. Appassionato di strumenti informatici, reti sociali e viral marketing, seguo l’evolversi delle tendenze e delle nuove forme di comunicazione. Il mio motto è “Comunico perché sono. Sono ciò che comunico”! – linkedin

 

VEDI ANCHE: tutti gli strumenti per l’analisi e il monitoraggio dei social

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *